Morgens im Büro – Barbara S. ärgert sich und ist gestresst. Gerade in der Arbeit angekommen, hat sie ihren Computer hochgefahren und das E-Mail-Programm gestartet. Eine Flut an Mails überschwemmt den Posteingang. Die Chefin will ein schnelles Konzept, der Kunde eine rasche Antwort und der Kollege eine dringende Auskunft. Dazu kommen unzählige Newsletter, Informationsmails und Terminanfragen. Im Geiste verabschiedet sich Barbara S. bereits von ihren für heute geplanten Aufgaben und beginnt mit dem Abarbeiten des auf sie eingestürzten E-Mail-Tsunamis.
Zeitfresser und Konzentrationstöter
Viele Menschen erleben am Arbeitsplatz täglich das Gleiche wie Barbara S. Kein Wunder: Schätzungen zufolge werden weltweit täglich 281 Milliarden Mails verschickt – Tendenz steigend. Studien zeigen, dass wir heute bereits mehr als ein Viertel (28 %) unserer Arbeitswoche nur mit E-Mails beschäftigt sind. Besonders belastend wirkt sich die ständige Unterbrechung durch eingehende Mails aus – kaum in eine Aufgabe vertieft, macht es „Pling“ und die Konzentration geht flöten.
5 Tipps zur Bewältigung der E-Mail-Flut
So gehen Sie am besten mit vielen E-Mails um:
- Checken Sie E-Mails zu festen Zeiten, z. B. morgens, mittags und vor dem Verlassen des Büros – schalten Sie „das Pling“ ab.
- Beschränken Sie die Anzahl Ihrer CC-Empfänger, bitten Sie andere, Sie nicht bei allem und jedem in CC zu setzen.
- Vermeiden Sie E-Mail-Pingpong: Spätestens nach dem zweiten Antwort-Mail macht ein Griff zum Telefonhörer meist mehr Sinn.
- Lassen Sie sich aus Verteilern löschen, die Sie nicht dringend benötigen, lesenswerte Verteiler/Newsletter lassen Sie automatisch in einen extra Ordner einlaufen.
- Deaktivieren Sie den 24-Stunden-Mail-Abruf am Handy: Wie viele Mails sind wirklich so wichtig, dass sie nach sofortiger Bearbeitung schreien? Hätte eine Firma in „analogen Zeiten“ allen Ernstes von den Beschäftigten verlangt, von 0 bis 24 Uhr den Briefkasten zu bewachen?
Regeln für E-Mails im Betrieb vereinbaren
Das Wichtigste zum Schluss: Betriebe sollten gemeinsam mit den ArbeitnehmerInnen bzw. dem Betriebsrat Verhaltensregeln für den E-Mail-Verkehr vereinbaren. Betriebsrätin Anja F. erzählt: „Aufgrund zahlreicher Beschwerden der KollegInnen haben wir mit dem Arbeitgeber eine Betriebsvereinbarung abgeschlossen. Darin haben wir z. B. festgelegt, dass alle E-Mails, die Beschäftigte im Urlaub erreichen, automatisch gelöscht werden – natürlich wird der Absender darüber informiert. Viele E-Mails erledigen sich dadurch von selbst. Das hat bei uns zu einer spürbaren Entlastung der KollegInnen geführt.“