E-Mail-Flut beseitigen!

Wer kennt das nicht? Im Minutentakt trudeln neue E-Mails im Posteingang ein. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die E-Mail-Flut wirksam bekämpfen.
Tipp: Checken Sie Ihre E-Mails nur zu bestimmten Zeiten!

Morgens im Büro – Barbara S. ärgert sich und ist gestresst. Gerade in der Arbeit angekommen, hat sie ihren Computer hochgefahren und das E-Mail-Programm gestartet. Eine Flut an Mails überschwemmt den Posteingang. Die Chefin will ein schnelles Konzept, der Kunde eine rasche Antwort und der Kollege eine dringende Auskunft. Dazu kommen unzählige Newsletter, Informationsmails und Terminanfragen. Im Geiste verabschiedet sich Barbara S. bereits von ihren für heute geplanten Aufgaben und beginnt mit dem Abarbeiten des auf sie eingestürzten E-Mail-Tsunamis.

Zeitfresser und Konzentrationstöter
Viele Menschen erleben am Arbeitsplatz täglich das Gleiche wie Barbara S. Kein Wunder: Schätzungen zufolge werden weltweit täglich 281 Milliarden Mails verschickt – Tendenz steigend. Studien zeigen, dass wir heute bereits mehr als ein Viertel (28 %) unserer Arbeitswoche nur mit E-Mails beschäftigt sind. Besonders belastend wirkt sich die ständige Unterbrechung durch eingehende Mails aus – kaum in eine Aufgabe vertieft, macht es „Pling“ und die Konzentration geht flöten.

5 Tipps zur Bewältigung der E-Mail-Flut
So gehen Sie am besten mit vielen E-Mails um:

  • Checken Sie E-Mails zu festen Zeiten, z. B. morgens, mittags und vor dem Verlassen des Büros – schalten Sie „das Pling“ ab.
  • Beschränken Sie die Anzahl Ihrer CC-Empfänger, bitten Sie andere, Sie nicht bei allem und jedem in CC zu setzen.
  • Vermeiden Sie E-Mail-Pingpong: Spätestens nach dem zweiten Antwort-Mail macht ein Griff zum Telefonhörer meist mehr Sinn.
  • Lassen Sie sich aus Verteilern löschen, die Sie nicht dringend benötigen, lesenswerte Verteiler/Newsletter lassen Sie automatisch in einen extra Ordner einlaufen.
  • Deaktivieren Sie den 24-Stunden-Mail-Abruf am Handy: Wie viele Mails sind wirklich so wichtig, dass sie nach sofortiger Bearbeitung schreien? Hätte eine Firma in „analogen Zeiten“ allen Ernstes von den Beschäftigten verlangt, von 0 bis 24 Uhr den Briefkasten zu bewachen?

Regeln für E-Mails im Betrieb vereinbaren
Das Wichtigste zum Schluss: Betriebe sollten gemeinsam mit den ArbeitnehmerInnen bzw. dem Betriebsrat Verhaltensregeln für den E-Mail-Verkehr vereinbaren. Betriebsrätin Anja F. erzählt: „Aufgrund zahlreicher Beschwerden der KollegInnen haben wir mit dem Arbeitgeber eine Betriebsvereinbarung abgeschlossen. Darin haben wir z. B. festgelegt, dass alle E-Mails, die Beschäftigte im Urlaub erreichen, automatisch gelöscht werden – natürlich wird der Absender darüber informiert. Viele E-Mails erledigen sich dadurch von selbst. Das hat bei uns zu einer spürbaren Entlastung der KollegInnen geführt.“

Arbeiten im Stehen und Gewichtsverlust

Ob am Arbeitsplatz, vor dem Fernseher oder beim Essen – pro Tag sitzen wir im Durchschnitt sieben Stunden. Eine aktuelle Übersichtsstudie von US-Kardiologen der Mayo Clinic, die im European Journal of Preventive Cardiology veröffentlicht wurde, zeigt, dass alle Aktivitäten, die wir im Sitzen verbringen, Potenzial bergen, Gewicht abzunehmen. Und zwar ganz einfach durch Aufstehen.

Kalorienverbrauch

Im Vergleich zum Sitzen verbrauchen wir beim Stehen pro Minute 0,15 Kalorien mehr. Würde ein Erwachsener mit etwa 65 Kilogramm sechs Stunden Sitzen pro Tag durch Stehen ersetzen, würde er täglich 54 Kalorien mehr verbrauchen. Was auf den ersten Blick wenig klingt, macht auf das Jahr gerechnet einiges aus, nämlich rund 2,5 Kilogramm. Über einen Zeitraum von vier Jahren summiert sich der Mehrverbrauch auf ganze zehn Kilogramm.

Mehr Muskelaktivität

Wem das nicht ausreicht, der kann den Effekt durch „zusätzliche Muskelbewegungen“ beim Stehen noch vergrößern, schreiben die Kardiologen. Allerdings nur, wenn diese Muskelbewegungen nicht schnurstracks zum Kühlschrank führen, denn die Forscher gehen in ihren Berechnungen davon aus, dass es beim sechsstündigen Stehen „keine zusätzliche Nahrungsaufnahme“ gibt.

Vorteile für Berufssitzer

„Für längere Zeit zu stehen wirkt für viele nicht umsetzbar, besonders für jene, die im Sitzen arbeiten, aber für eine Person, die zwölf Stunden pro Tag sitzt, hat das Reduzieren dieser Zeit auf die Hälfte, also auf sechs Stunden, große Vorteile“, meint Studienautor Francisco Lopez-Jimenez. „Stehen verbrennt nicht nur mehr Kalorien, die zusätzliche Muskelaktivität wird auch mit einem verringerten Risko für Herzattacken, Schlaganfällen und Diabetes in Verbindung gebracht“, sagt Lopez-Jimenez. „Die Vorzüge des Stehens könnten also über den Gewichtsverlust hinausgehen.“

Stehend zu arbeiten wirkt sich nicht nur wünschenswert auf die Figur aus, es macht auch kreativer, zeigte Ende 2015 eine andere US-Studie mit Callcenter-Mitarbeitern. Höhenverstellbare Schreibtische oder auch portable Tischaufsätze, die erlauben, das Laptop stehend zu bedienen, könnten also auch bei der Jagd nach Geistesblitzen helfen.

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